Tietosuojaseloste

Keitä olemme?

Rekisterinpitäjänä kaikissa henkilörekistereissä on Partiojournalistit ry. Saat meihin yhteyden lähettämällä sähköpostia osoitteella info@partiojournalistit.fi.

Mitä henkilötietoja keräämme ja miksi?

Microsoft Forms -palvelussa olevat tapahtumien ilmoittautumislomakkeet sekä jäsenhakemukset 

Keräämme tapahtumiemme ilmoittautumistiedot ja jäsenhakemukset Microsoft Forms -palvelussa.

Ilmoittautumistietojen käsittelyn oikeusperuste on tapahtumailmoittautumisessa muodostuva sopimus. Tietoja käsitellään vain tapahtuman järjestämiseen vaadittavassa laajuudessa ja vain niiden luottamushenkilöiden toimesta, jotka tarvitsevat tietoja.

Ilmoittautumistiedot poistetaan tapahtuman jälkeen sitten, kun niitä ei enää tarvita tapahtuman järjestämiseen esimerkiksi osallistumismaksujen perinnän tai muiden syiden takia.

Yhdistyksen jäsenrekisteri

Yhdistyksen jäsenrekisteriä ylläpidetään jäsenrekisteristä vastaavan luottamushenkilön toimesta Microsoft 365 -ympäristöön tallennetussa tiedostossa. Jäsenrekisterissä käsitellään rekisteröidyn nimeä, sähköpostiosoitetta, kotikuntaa, yhteyttä yhdistyksen toimintaan sekä jäsenyystietoja.

Jäsentietojen käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen velvoite, josta on säädetty yhdistyslain 11 §:ssä. Muiden kuin lakisääteisesti tallennettavien tietojen osalta käsittelyn oikeusperuste on oikeutettu etu, koska yhdistyksen tulee saada yhteys jäseniinsä.

Jäsenrekisterin tietoja käsitellään vain yhdistyksen toiminnan vaatimassa laajuudessa yhdistyksen sisällä. Jäsenrekisterin tietoja voidaan lisäksi luovuttaa yhdistys- ja muiden lakien vaatimissa tapauksissa esimerkiksi yhdistyksen muille jäsenille sekä viranomaisille. Yhdistys ei luovuta muille järjestöille henkilötietoja jäsenistöstään, vaan ainoastaan tilastotietoja.

Jäsentiedot säilytetään pysyvästi. 

Partiojournalistit.fi-sivuston evästeet 

Käytämme Google Analyticsia sivuston käyttötapojen analysointiin. Se asettaa evästeen, jonka voit halutessasi kieltää. 

Mikäli sinulla on tili ja kirjaudut sivustolle, asetamme väliaikaisen evästeen, joka päättelee tukeeko selaimesi evästeitä vai ei. Tämä eväste ei sisällä henkilötietoa ja se poistetaan kun selainikkuna suljetaan. 

Kun kirjaudut sisään asetamme useita evästeitä, jotka tallentavat kirjautumis- sekä näyttöasetuksesi. Kirjautumisevästeet poistetaan kahden vuorokauden kuluessa, näyttöasetuksiin liittyvät evästeet poistuvat vuoden päästä. Mikäli valitset “Muista minut” kirjautumisen yhteydessä, kirjautumistietojasi säilytetään kahden viikon ajan. Mikäli kirjaudut ulos, kirjautumiseen liittyvät evästeet poistetaan samassa yhteydessä. 

Mikäli julkaiset artikkelin tai muokkaat olemassa olevaa tallennamme selaimeen evästeen, joka sisältää muokattavan artikkelin ID:n. Eväste vanhenee yhdessä vuorokaudessa. 

Partiojournalistit.fi-sivustolle muilta sivustoilta upotettu sisältö 

Tämän sivuston artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla. 

Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta jos ja kun olet kirjautunut käyttäjänä sivustolle. 

Partiojournalistit.fi-sivuston yhteydenottolomakkeet 

Keräämme yhteydenottolomakkeilla palautetta. Tiedot välitetään hallitukselle sähköpostitse. Niistä ei muodostu erillistä rekisteriä. 

Yhdistyksen kirjanpito ja arkisto 

Yhdistyksen tilitapahtumat sekä muut yhdistyksen talouteen liittyvät tapahtumat kirjataan kirjanpitoon, jota säilytetään vähintään kirjanpitolain edellyttämä aika ja joka voidaan säilyttää pysyvästi. Kirjanpitotietojen käsittelyn oikeusperusteena on lakisääteinen velvoite sekä oikeutettu etu vanhojen kirjanpitotietojen osalta, koska kirjanpidon säilyttämisellä on erityinen merkitys yhdistyksen historian ymmärtämiselle ja tutkimiselle. 

Yhdistyksen arkistoon tallennetaan myös muita yhdistyksen toimintaan liittyviä tietoja, erityisesti hallinnon asiakirjoja kuten pöytäkirjoja ja vuosikertomuksia. Hallinnon asiakirjoissa käsittelyn oikeusperusteena on soveltuvin osin lakisääteinen velvoite sekä oikeutettu etu, koska yhdistyksen tulee voida todentaa myös aiempi päätöksenteko. Lisäksi arkistotiedot palvelevat erityisellä tavalla yhdistyksen historian ymmärtämistä ja tutkimista. Arkistotietoja ei luovuteta muihin kuin lakisääteisiin tarkoituksiin tai yhdistyksen sisäisiin tarkoituksiin siten, että käyttö ei vaaranna henkilötietojen suojaa. 

Muut palvelut 

Yhdistys käyttää toiminnassaan muita palveluita, joiden käytön yhteydessä rekisteröidään tietoja. Näissä palveluissa noudatetaan niiden omia tietosuojaselosteita ja niissä käsitellään vain henkilön itsensä antamaa tietoa. 

• Yhdistys käyttää Yhrek.fi-kululaskujärjestelmää kululaskujen vastaanottamiseen ja käsittelyyn. Tietosuojaseloste löytyy Yhrek.fi-palvelusta. 
• Yhdistys käyttää Microsoft Teams -palvelua luottamushenkilöiden viestintään. Tietosuojaseloste löytyy Microsoftin tiedoista. 

Mitä oikeuksia sinulla on omiin tietoihisi?

Lähetä kaikki pyynnöt ja vaatimukset tietosuojaselosteen alussa olevilla yhteystiedoilla. Ratkaisemme jokaisen asian tapauskohtaisesti riippuen mm. rekisteröidystä tiedosta ja sen käsittelyn oikeusperusteesta. 

Sinulla on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkasi sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli katsot, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu. 

Tietosuojavaltuutetun toimiston ajantasaiset yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/etusivu 

Suostumuksen peruuttaminen (tietosuoja-asetuksen 7 artikla) 

Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. 

Oikeus saada pääsy tietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 artikla) 

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi ja mitä henkilötietojasi käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen (tietosuoja-asetuksen 16 artikla) 

Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä. 

Oikeus tietojen poistamiseen (tietosuoja-asetuksen 17 artikla) 

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista tietyissä tapauksissa. Ratkaisemme vaatimukset henkilötietojen poistamisesta tapauskohtaisesti. 

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietosuoja-asetuksen 18 artikla) 

Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa kuten, jos kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden. 

Vastustamisoikeus (tietosuoja-asetuksen 21 artikla) 

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely perustuu yleiseen etuun tai oikeutettuun etuun. Tällöin emme voi käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos voimme osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää oikeutesi. 

Kuinka suojelemme henkilötietojasi 

Käsittelemme tietoja mahdollisimman tietoturvallisesti, pääsääntöisesti ainoastaan salatun yhteyden yli. 

Henkilötietoon liittyvä automaattinen päätöksenteko ja profilointi 

Emme tee henkilötietojen perusteella automaattista päätöksentekoa tai profilointia.